使用客户维护服务软件的8个主要好处

客户忠诚度正迅速成为业务中的圣杯。
忠诚的客户不太可能从您的竞争对手那里购买。
而且，他们更有可能通过口耳相传来分享积极的客户体验，这意味着以更低的成本为您提供更多业务。
那么，如何打造忠实客户呢？
Teamface企典的一项研究发现，建立客户忠诚度的最佳方式是提供卓越的客户服务：
如果您的客户服务例程包括通过使用不同邮箱回复电子邮件，或在便笺和Excel电子表格中记录“已发送电子邮件”，那么提供卓越的服务将是一个挑战。
但是，克服这一挑战的一种方法是使用客户维护服务软件。
客户维护服务软件允许您管理、组织和响应所有客户服务请求。它通过使用一键式报告来帮助您跟踪所有客户服务请求，以了解您的响应时间，获得来自VIP客户的未答复电子邮件和紧急电子邮件的通知。

8个客户维护服务软件的商业利益

客户维护服务软件将改变您与客户沟通的方式。
在本文中，Teamface企典分享了客户维护服务软件的8个最常见的好处。
让我们开始吧！

1.跟踪所有客户的电子邮件和请求

客户的要求正在落空。
跟踪是不可能的，并且您会丢失未答复的请求数。
听起来很熟悉？
这意味着您需要客户维护服务软件，它可以简化您的公司处理所有客户请求的方式。每个请求都会自动分配一个唯一的参考编号。通过分配唯一的参考编号，您可以快速搜索请求以查找以前的通信历史记录和任何未解决的问题。
这样，当客户联系您的客户成功团队时，您可以轻松找到他们的电子邮件，而无需告诉他们“它丢失了”。

2.自动化、衡量和报告您的客户服务工作

如果您依靠老式的电子表格来跟踪客户问题和响应，那么当同事要求提供有关您的客户服务部门绩效的报告时，您会怎么做？
这正是客户维护服务软件可以提供帮助的地方，因为它将所有内容存储在一个地方。
您的所有客户问题、查询和建议都经过组织、分类、安排和良好管理。
只需单击一下，您就可以创建易于阅读的客户服务报告，显示团队的趋势和绩效，以便您发现改进领域并查看团队的进度。

3.通过自动响应确认每个客户请求

让我们现实一点——不可能立即解决所有问题。客户并不真正期望您这样做。
他们对你的期望是你承认他们。例如，您可以通知他们您已收到他们的请求并且您正在努力解决问题。
使用客户维护服务软件，您可以为收到的每个请求设置并发送自动响应。不幸的是，根据我们的客户服务基准报告，只有10%的公司使用自动回复。
自动回复可以包括唯一的参考编号、客户支持开放时间以及指向您的常见问题解答或知识库的链接。事实上，自动响应甚至可能促使客户自行解决问题！

4.每次都将客户请求第一次发送给正确的人

当您收到一个您不确定如何处理的请求时，您会怎么做？
您可以要求客户联系不同的部门，或者在您将他们转移到另一个代理时要求他们保留。所有这一切意味着他们将不得不再次重复相同的信息。有时甚至多次对几个不同的人！
客户维护服务软件允许您快速准确地将请求发送到正确的地点或人员。您可以配置您的客户维护服务软件，将请求分配给可以立即解决的团队成员。
例如，您可以使用电子邮件地址xxxxxxxx@xxx.com创建一个收件箱，并将您的软件配置为向您的会计人员发送所有包含“帐户”、“计费”和“付款”等字样的电子邮件。
客户维护服务软件还允许您将请求重新分配给您的同事。他们将收到一份通知，其中包含有关客户资料和他们遇到的问题的完整视图。这样，客户只需与您联系一次即可获得最佳解决方案，而无需进行不必要的转发。

5.节省时间并更快地响应您的客户

在提供一流的客户服务方面，速度是一个重要标准。
客户维护服务软件的好处之一是您可以上传和使用预先编写的电子邮件支持模板，以帮助您节省时间并快速响应。因此，您无需在每封电子邮件中输入您的全部条款和条件或一次又一次地重复相同的解释，您只需从模板中选择预先编写的回复并将其插入到您的电子邮件中。
客户支持代理保留预先编写的模板列表是一种常见做法。但是，每个代理都有不同的语气。通过使用存储在客户维护服务软件中的模板，您可以确保所有回复都写得很好、内容丰富并使用相同的语气——从而获得快速和高质量的回复。

6.将所有客户支持信息保存在一个地方

客户讨厌被搁置！
事实上，Teamface企典最近的一项调查发现，被“搁置”是客户最大的挫败感——甚至比与不礼貌的员工打交道还要严重！
客户被搁置的原因之一是客户支持代理正在查找客户的详细信息-360度视图、以前的通信历史记录和/或客户投诉。
如果您无法访问这些信息，您最终可能不得不来回向客户提出问题，这会导致更多的挫败感。
客户维护服务软件将跟踪您与客户的所有互动，因此您可以在客户致电或发送电子邮件时详细了解客户的个人资料。只需输入他们的电子邮件地址或电话号码，即可将全图呈现在您面前。
当与您的CRM系统集成时，客户维护服务软件变得更加有效。
这样，您和您公司的所有部门都可以随时全面了解客户的个人资料以及与您公司的所有互动历史记录，包括销售、营销和服务信息。
这意味着，如果您的一位支持代理正在休假，另一位代理可以继续处理任何未完成的请求，而不会让客户暂停。

7.提供全天候支持

就资源而言，24/7全天候为您的客户提供服务可能是一个挑战。相反，您可以提供自助服务选项，让您的客户自助。
使用客户维护服务软件，您可以建立一个客户中心，您的客户可以随时登录、查看他们的请求历史、提出问题并搜索知识库或常见问题解答库。
这样，您的客户就会觉得他们正在接受24/7的客户支持，并且能够自己解决问题。

8.优先考虑客户要求

确定任务的优先级是业务的关键。因此，某些客户和请求类型应该具有优先权，而其他的可以稍后处理。
无论您是在该地区表现最好的公司还是在当地的家庭经营的商店工作，每项业务都可能与拥有“重要”客户有关。一个重要的客户可能是您花费最多的最大账户，或者是过去没有受到良好待遇而现在值得特别关注的客户。无论哪种方式，这些人都会获得优先权。
如果您必须浏览收件箱，一次浏览一封电子邮件，以便记住他们首先向您发送电子邮件的原因，这可能会很困难。
客户维护服务软件的最大好处之一是您可以根据您设置的任何标准对客户请求进行优先级排序。例如，您可以创建通知和警报，以便如果电子邮件在四小时内没有得到答复，它将跳过客户服务队列并直接转到下一个可用的代理。
在Teamface企典服务中，创建警报很容易。
只需选择您希望收到通知的消息类型以及您希望收到通知的方式，如下所示。
所以，当老板给你发邮件时，你可以创建一个只显示给老板的警报，这样他就知道什么时候放弃所有内容并回复那封电子邮件！

结论

拥有正确的工具对于提供出色的客户服务至关重要。
客户维护服务软件允许您创建自动化流程，帮助您更好地为客户服务，提供快速和高质量的服务，并可以在一个地方访问他们的整个通信历史。
因此，与其手动计算已发送电子邮件的数量和计算响应时间，您可以将更多时间集中在创建更多忠诚客户上。
为您减少工作量。更好的客户服务。谁不想这样？
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