会议室预订系统的功能、选择要点和工具

尽管受新冠疫情影响上班的员工人数有限，但由于外部访问减少和网络会议机会增加，许多公司可能仍然没有足够的会议室。

即使您使用日历和组件管理会议室的预订，您也可能无法有效地使用会议室。会议室预订管理系统可以解决此类问题。

对于正在考虑引入预约系统以简化公司会议室使用的总务人员，我们将介绍会议室预约系统的功能、可以解决的问题、选择要点等。

什么是会议室预订管理系统？

会议室预订管理系统是一个工具，可让您管理会议室预订和进出。

在预约管理/进/出管理中，可以对预约/进/出时间进行调整管理，使会议室的使用时间不与其他用户重叠。不仅如此，还有在无人使用的情况下知道会议室空置的功能，从而提高会议室的使用效率。

会议室预订管理系统解决的问题

使用会议室预订管理系统可以解决以下问题。

<了解和提高会议室开工率>

如果您有会议室预订管理系统，您可以一目了然地掌握预订和使用情况，这样您不仅可以掌握入住率，还可以提高入住率。这也将有助于解决会议室短缺的问题。

<防止重复预订>

如果是手动管理，会议室的使用预约可能会与其他用户共享，但如果使用系统则不会发生。立即反映预订、取消和更改，消除会议室预订的浪费。

<简化预订/取消会议室的麻烦>

使用会议室预订管理系统可以轻松执行预订、取消和更改等程序。也可以从个人电脑、智能手机或平板电脑上访问，并立即反映日程状态。

会议室预订管理系统的功能

具体来说，我们将介绍会议室预订管理系统的功能。这不仅仅是预订和进入/退出管理功能。

· 会议室预订管理

· 通过进出管理可视化使用状态

· 会议前后提醒功能

· 自动取消功能

· 与接待系统的合作

· 与群件合作

如上所述，它配备了许多专门用于会议室管理的专业功能。最重要的是，如果有会前或会前提醒功能和自动取消功能，会议室即使不使用也不会保持保留状态。您可以更有效地使用会议室。

此外，由于可以与接待系统和群件联动，因此可以在来访时顺利预订和确认会议室，并调整公司会议的日程安排。

与群件会议室预约功能的区别

读到这里的人可能会想，“如果你使用群件，你可以管理会议室，所以你不需要会议室预订管理系统。” 群件和会议室预订功能有什么区别？

会议室预订管理系统的一大特点是可以“实时反映和可视化使用状态”，这与群件不同。

在很多情况下，每个房间都安装了平板终端供使用，在会议室就地可以进行进出管理。例如，如果用户在会议结束时点击终端上的退出按钮，会议室将立即打开，其他用户可以进行预约。

另外，如果预定的会议室当时没有使用，会自动取消。可以解决会议室不足的问题，更准确的把握使用率。

这样，即使可以通过群件进行预约和管理，也难以根据使用情况进行更高效的管理，也难以解决“会议室不足”的根本问题。如果您想有效利用会议室，我们推荐会议室预订管理系统。

会议室预订管理系统的选择要点

会议室预订管理系统有很多，但我想介绍一下您应该选择什么。请在选择系统时使用它。

与群件合作

通过与组件链接，您可以从您通常使用的日历应用程序管理预订。您将能够一次查看会议室和参与者的空闲时间表，并可以立即预订会议室。

有两种方法可以与群件链接。在API合作等密切合作的情况下，建议30间以下会议室的中小型公司使用。与 ics 文件间接链接的另一种方法非常适合拥有 30 多个会议室的大中型公司。

会议室预订管理系统和群件能否联动是一个重要的选择点。

与接待系统的合作

通过与接待系统联动，可以通过访客到达时通知会议室等功能进行顺畅的引导。无需使用电话或通讯工具将您从接待处引导到会议室，没有任何麻烦。

让我们提前检查是否可以与接收系统链接。

根据介绍目的的功能

有许多系统可以根据您公司的情况进行定制，因此请选择具有适合您用途的功能的系统。

例如，如果要解决会议室不足等问题，则需要管理进出。请注意，某些系统无法与平板设备一起使用。