预算管理系统的功能和选择

​预算管理系统自动化和简化预算管理，例如为每个部门收集和组织预算。可能有很多公司手动使用 Excel 等。通过使用预算管理系统，不仅可以提高组织和管理的效率，还可以增加或更改措施以更快地实现预算。Teamface企典将解释云服务等预算管理系统的功能以及如何选择它们。

什么是预算管理系统？

我们将简要检查预算管理并解释预算管理系统的特点和引入它的优点。

预算管理工作及预算管理制度

预算管理可大致分为三项任务：预算编制、预测/分析和改进措施建议。
可以说是支撑PDCA循环的P（计划）、C（评估）、A（改进）的核心业务。
本文解释了用于预算管理的 PDCA 的详细信息。
由于需要跨多个领域和部门管理和更新杂项信息，因此很难像过去那样使用Excel进行管理来提高效率，并且存在易于个性化和难以维护安全性等缺点。预算管理系统通过对信息的集中管理，缓解了这些困难。

引入预算管理系统的好处

与传统的预算管理方法相比，预算管理系统具有以下优点。

有效的预算计划

在自下而上的预算计划中，每个部门估算预算并在部门和业务机构的级别汇总。由于预算管理系统会在您输入预算数据后自动汇总数据，因此与 Excel 中的汇总工作相比，您可以节省大量时间并减少错误。
通过与会计系统和 Excel 连接，可以自动将预算数据输入系统。
可以从自上而下的角度简化预算计划，因为可以在任何级别（例如部门、部门或分支机构）集中掌握预算提案。
 

预算过程的可视化

可视化预算的每个部分与整个公司的预算之间的关系，从而更容易看到预算决策过程。
这使得在实地层面更容易说服自上而下的预算计划，更容易在总体预算中定位自下而上的预算，并明确各部门的职责。有效的目标共享将成为可能，内部动力有望提高。

实时把握预测与现实

每个负责人录入的实际数据立即反映在系统中，预算执行情况可视化。通过实时监控预测/实际对比，可以快速干预预测/实际差距，并且可以在比以前更短的时间内管理预算。

提高预算准确性

通过分析过去的业绩和预测/实际比较数据，并通过在各种条件/场景下进行预测模拟，可以制定高度准确的预算。

提高安全性

在 Excel 中输入和共享预算数据时，安全性通常留给模棱两可的管理。在预算管理系统中，通过对信息进行统一管理，可以采取统一的防泄密措施。
近年来成为主流的基于云的系统可以轻松安装和操作，因为大部分安全和服务器管理可以委托给服务提供商。

预算管理系统功能

我们将介绍预算管理系统的主要功能以及预算管理工作的流程。

功能一：数据收集

它是收集每个部门/部门的预算/前景数据的功能。它主要支持形成自下而上的预算。

部门管理、用户管理

您可以直观地构建预算编制的组织结构图并设置各种主数据（科目项目等基本信息项目）。还有一个功能是统一管理参与预算管理的人力资源（用户）的权限（他们可以操作和查看的级别）。

工作流程

它是一种管理自下而上预算的预算提交/批准工作流程的功能。您可以设置从下级部门到上级部门的工作流程，并可视化整体进度。还有一个功能可以自动保护（使其不可编辑）提交的数据。

部门数据自动采集

在每个部门/业务机构输入的预算会自动收集并向上级部门累积。管理员可以根据权限级别查看各个级别的预算数据。

功能 2：预算

它是一种从自上而下的角度支持全面预算编制的功能。

过去结果和预算提案的汇总

部门数据最终将自动汇总以进行综合预算。在综合预算编制中，可以在比较和对比上一年度的实际数据和预测数据的同时进行审议和调整。
还可以制定和管理多个预算版本，例如基于不同假设和政策的预算，以及组织阶段的预算。

综合预算模拟

有一种预算管理系统擅长预测分析，可以从各个方面模拟预算。
综合预算是损益预算（销售、费用、制造等）、资金预算（现金等）、资金预算（资本投资等）的复杂交织，很难确定各因素影响整体，很难。通过在预算管理系统中改变各种条件的同时重复模拟，可以制定更有效的预算。

功能三：了解预算与实际结果的差异

掌握预算与实际结果之间的差异并采取适当措施的功能。

实时监控

输入的实际数据自动汇总，并实时监控与预算的比较。可以从基数、产品、账户等多方面把握预测与现实。还有一个系统可以根据预算设置KPI，实时管理指标的实现水平。

再编成

即使需要根据预测和实际比较对预算进行重组，也可以在系统上快速执行预算数据的重新提交、审批等一系列流程，预算修订结果在各部门顺利体现。可能的。

最终表现评估

在财政年度结束时，例如年度和季度，根据预测和实际数据评估预算实现水平。您可以按部门和产品等各个单位和级别将评估结果可视化。

功能四：分析/评估/报告

从数据收集到预算编制、预测和实际结算、年终结算的各个阶段，可以根据需要从各种角度进行分析和评估，并详细报告结果。可用于任期内的预算重组和下一任期的预算。

如何选择预算管理系统

在选择预算管理系统时，需要考虑以下四点。

从 Excel 过渡是否顺利？

为了使预算管理系统生根发芽并从中充分受益，从现有方法平稳过渡非常重要。对于使用 Excel 管理预算的公司，最好选择一个易于从 Excel 迁移的系统。

与会计系统等的合作

通过将预算管理系统与现有的业务系统（会计系统等）进行联动，可以自动从现有系统中获取用于预算制定和预算管理的数据，从而可以大大提高业务效率。让我们检查与内部安装的系统的兼容性。

模拟图案

预算模拟要求您根据多种情况比较预算，同时考虑多种因素（销售目标、费用、成本、消费趋势、客户关系、汇率等）。检查可以进行什么样的模式（多少种）预算模拟，并选择适合您的行业和战略的具有模拟功能的系统。

登录账户数和公司规模

预算管理系统也与公司规模相适应。您可以通过在功能、安装形式和费用结构方面选择适合您公司规模的系统来提高成本效益。
公司的规模可能会在每个系统的服务站点上明确说明。如果不是这种情况，最好看一下您计划使用的用户数（登录帐户数）与价格之间的关系，并选择可以以合理的价格推出的服务价格。

概括

与使用 Excel 进行手动预算管理相比，系统预算管理可以大大提高效率，减少错误，更容易优化整个业务。
鉴于 Excel 已成为预算管理的中流砥柱，许多预算管理系统在设计时都考虑到了从 Excel 迁移的问题，也有一些系统在 Excel 的基础上扩展了功能。考虑到易于引入和操作兼容性，选择适合您公司的系统。